Aspectos legais e dicas para convocação de assembleias em condomínios

Sempre que o síndico precisa conversar com os condôminos a respeito de assuntos importantes sobre o condomínio, ainda mais quando gastos são envolvidos, ele precisa fazer uma assembleia, que pode ser ordinária ou extraordinária. Para que todos os moradores estejam cientes de data, local, horário e os assuntos a serem tratados, é necessário que o administrador elabore uma convocação.

A Assembleia Geral (AG), ordinária (AGO) e extraordinária (AGE), integra profundamente a vida em condomínio. A análise do texto legal vem por meio desta matéria explicitar algumas cautelas que devem ser observadas para que o condomínio não seja surpreendido com algum pedido de anulação de AG.

Devemos ter em mente que a convocação tem o intuito de dar ciência a todos os membros de uma comunidade que determinada matéria será debatida. Nesse contexto, deve-se ter dois cuidados principais: (1) todos os condôminos devem ser convocados; e (2) definir no edital de convocação quais os assuntos que serão debatidos. Sobre a convocação de todos os condôminos, existe previsão expressa em lei, é o Artigo 1.354 do Código Civil Brasileiro, que diz: “a assembleia não poderá deliberar se todos os condôminos não forem convocados para a reunião”.

Nós da KF Gestão Condominial dá abaixo algumas dicas para uma convocação bem-sucedida:

  • Colocar observação que todos deverão se identificar com os docs. E aqueles que forem representar alguma unidade apresentar as respectivas procurações autenticadas em cartório;
  • Comunicar que aqueles que não constarem na lista de adimplentes não poderão votar, todavia participarão da Assembleia;
  • E não será aceito no dia da assembleia comprovante de quitação. Deve comprovar a quitação com 24 hr de antecedência;
  • A convocação deve ser feita como manda a convenção do condomínio – caso contrário, as decisões tomadas pela coletividade podem ser invalidadas judicialmente;
  • Outro item importantíssimo para que a futura assembleia tenha um bom andamento é a definição das pautas. Estas devem ser claras,pertinentes, necessárias e não muito extensas. A quantidade também é determinante;
  • Atrair os condôminos é fundamental. Coloque observações no edital, como: “A sua presença é indispensável para o bom andamento e valorização do nosso patrimônio“; “Os ausentes, por Lei, deverão acatar com todas as decisões tomadas“. O síndico e a administradora devem continuar chamando os condôminos para a reunião, com lembretes no quadro de avisos do condomínio, quinze dias antes, uma semana antes, dois dias antes do evento e na própria data também;
  • Para a maioria das fontes consultadas para esta reportagem, além do procedimento convencional de convocação por edital, é aconselhável reforçar o acontecimento por meio de comunicados no elevador, quadro de avisos e até e-mails. Pode-se solicitar também ao porteiro ou zelador que ligue para todos os apartamentos uma hora antes da primeira convocação;
  • Em relação ao edital, recomenda-se que este tenha no máximo seis itens em pauta; As pautas devem ser claras, pertinentes e necessárias;
  • Se achar conveniente, estipular e mencionar tempo máximo de duração (a média costuma ser de duas horas); Atente se nesse dia haverá algum jogo de futebol ou qualquer outro evento popular importante, ou se é próximo de feriado prolongado;
  • Peça ao administrador para colocar nos elevadores, um dia antes ou no dia da assembleia, um lembrete simples, como: “Não se esqueça: hoje, você tem um compromisso com o seu condomínio!”. Essa atitude chama a atenção dos moradores para a reunião;
  • Assuntos mais chamativos: reajuste da mensalidade condominial; cotas extras para reformas em geral: pintura e lavagem do prédio, manutenção de elevadores, obras na fachada etc.; eleição de síndico; sorteio de vagas de garagem; troca de funcionários próprios por terceirização.
  • Cabe esclarecer que embora a lei não determine a forma de convocação, é aconselhável que a convocação seja feita por escrito e que seja colhida alguma prova de seu recebimento, embora o Art. 1.334 III do Código Civil dê liberdade para que a convenção determine tais condições. Dependendo da previsão da convenção, até mesmo cartas simples podem ser utilizadas para a convocação, como já foi decidido pelo Superior Tribunal de Justiça no julgamento do Recurso Especial nº 801.295/SP, cujo relator foi o Ministro Castro Filho.
  • A lei também não impõe nenhum prazo mínimo para a convocação, deixando à livre disposição da convenção do condomínio. Mas, para deliberações em geral, sem urgência, mesmo que a convenção permita um prazo menor, orientamos que a convocação seja promovida com, pelo menos, dez dias de antecedência, pois na prática de gestão condominial, esse prazo tem se mostrado mais adequado para a publicidade da AG.
  • É importante destacar que, a assembleia geral ordinária pode ser convocada pelo síndico ou por ¼ dos condôminos ou mediante requerimento judicial de qualquer condômino. Assim prevê o Artigo 1.350: “Convocará o síndico, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos, na forma prevista na convenção, a fim de aprovar o orçamento das despesas, as contribuições dos condôminos e a prestação de contas, e eventualmente eleger lhe o substituto e alterar o regimento interno. § 1o Se o síndico não convocar a assembleia, um quarto dos condôminos poderá fazê-lo. § 2o Se a assembleia não se reunir, o juiz decidirá, a requerimento de qualquer condômino”. Por outra banda, a assembleia geral extraordinária pode ser convocada pelo síndico ou por ¼ dos condôminos, conforme o Artigo 1.355 do Código Civil.
  • Igualmente caso o condomínio permita a convocação por condômino que deseje recorrer de alguma penalidade aplicada. Essa convocação era prevista no § 3º do Art. 22 da Lei nº 4.591: “a Convenção poderá estipular que dos atos do síndico caiba recurso para a assembleia, convocada pelo interessado”. A adoção desse dispositivo, mesmo que facultativa, é altamente recomendável, pois será vista com bons olhos frente eventual questionamento judicial do direito de defesa de um condômino ou ocupante. Ainda sobre quem pode convocar uma AGE, na hipótese de obras ou reparos necessários que gerem despesas excessivas, o Art. 1.341, § 3º permite a convocação de AGE por qualquer condômino.
  • É importante que conste como item de pauta qualquer matéria que (a) implique em aumento de despesas (tais como obras ou fixação de quota), (b) afete direitos dos condôminos (deliberação de multa, destituições, sorteio de vagas de garagem, criação de normas, etc.) ou (c) possua quórum definido pela lei. É frequente a anulação de assembleias que deliberam sobre assuntos importantes, mas cuja pauta consta apenas a expressão “assuntos gerais”.
  • Por fim, estas são apenas algumas das precauções que o condomínio deve tomar para evitar transtornos futuros com uma anulação judicial de Assembleia. Lembrando que, é de suma importância que toda Assembleia seja realizada em um ambiente de cortesia e respeito, uma vez que os excessos, como gritarias e xingamentos, devem ser evitados, pois, podem ser objeto de futuros pedidos de indenização.


Deixe uma resposta